Zawsze czegoś brakowało
Przez lata przerobiłem mnóstwo aplikacji do zadań. Od najprostszych apek typu Google Tasks, przez solidne standardy jak Wunderlist, Nozbe i Todoist, aż po dużo bardziej złożone narzędzia: Asanę, Trello, a przez moment nawet Bitrix24 (tak, do listy to-do dla jednej osoby). Notatki trzymałem w tamtych czasach głównie w OneNote, chociaż miałem też epizod z Evernote.
Ostatecznie zawsze czegoś brakowało albo coś było nie tak, jak chciałem. A do tego notatki były oddzielone od zadań, co komplikowało pracę, zamiast pomagać.
W praktyce wyglądało to tak, że pracowałem na samych zadaniach. Bez podlinkowanych notatek, bez kontekstu pod ręką. A kiedy kontekst był mi potrzebny, szedłem go szukać w notatkach.
Notion i struktury, które zostały
Ostatecznie problem rozdziału rozwiązał Notion. Uwielbiałem jego swobodę. Lubiłem tworzyć sobie różne dashboardy i konfiguracje tak, żeby mieć pod ręką to, co było mi potrzebne.
W Notion powstały też struktury, z których korzystam do dziś.
Przede wszystkim notatki podręczne. Cokolwiek się dzieje, nie tworzę zadania, nie tworzę notatki i nie decyduję, co i gdzie zapisuję. Jak czuję, że jest coś wartego zapisania, po prostu wrzucam to do sekcji notatek podręcznych.
Zwykle na koniec dnia przeglądam te zapiski, wybieram to, co faktycznie jest do zanotowania, i zamieniam na notatki albo zadania. Zanim jednak zacznę je przerabiać, sięgam jeszcze do dwóch miejsc:
- Maile. Mam zasadę inbox 0, czyli otwarty mail może skończyć na dwa sposoby: w koszu albo w odpowiednim folderze, który zbiera wybraną grupę maili. Niezależnie od tego, jeśli z maila wynika jakieś działanie dla mnie, zapisuję w notatkach podręcznych, co mam zrobić, razem z linkiem do tego maila.
- Czat. W pracy korzystamy z Google Chatu. Kiedy w ciągu dnia zobaczę wiadomość, do której chcę wrócić z jakąś akcją, na początek nawet nie przenoszę jej do notatek podręcznych, tylko oznaczam gwiazdeczką. Na przeglądzie zbieram te gwiazdeczki, usuwam je z czatu, a zadania albo notatki zapisuję w notatkach podręcznych.
Do tego dashboard, z którego mogę trafić w najistotniejsze miejsca mojego systemu. Jest na nim widok dzisiejszych zadań z podziałem na pracowe i prywatne oraz lista przypiętych notatek, ostatnio utworzonych i ostatnio edytowanych. Dzięki temu mam łatwe wejście do tego, co się aktualnie dzieje, bez specjalnego szukania.
Dlaczego jednak Obsidian
Używałbym Notion do dzisiaj, gdyby nie LLM-y, czyli modele językowe w rodzaju ChatGPT czy Claude. Przejście na Obsidiana było podyktowane lepszą współpracą z nimi i efektywną pracą na lokalnych plikach.
Obsidian trzyma notatki jako zwykłe pliki tekstowe na dysku. LLM pracujący lokalnie, bezpośrednio na takich plikach, działa o niebo lepiej niż przez MCP, czyli złącze, przez które model sięga do danych w zewnętrznej aplikacji, takiej jak Notion. Ta różnica powoli się zaciera, ale mnie podejście obsidianowe nadal pasuje lepiej.
Ten sam system w nowym miejscu
To wszystko jest w zasadzie system, który opracowałem jeszcze za czasów Notion. Teraz po prostu przeniosłem go do Obsidiana i wykorzystuję przy codziennej pracy.
Rolę dashboardu pełni notatka dzienna. Na górze są notatki podręczne, pod nimi zadania na dziś z podziałem na pracowe i prywatne, a dalej przypięte notatki, ostatnio utworzone i ostatnio edytowane. Zadania na dziś zbierają się tam ze wszystkich projektów i obszarów na jedną listę, posortowaną według terminu, priorytetu, liczby odłożeń i estymaty.
Zadania leżą w folderze projektu, obok jego notatek. Same foldery układam według PARA (projekty, obszary, zasoby i archiwum), a zadania prowadzę statusami w duchu GTD, od „Not Started” do „Focus”. Linia zadania prowadzi do notatki, z której zadanie wynika. Na przykład cotygodniowe zadanie „Dodać nowy element na stronę wizytówkę” linkuje do listy tematów, więc nie muszę jej nigdzie powtarzać, a kontekst mam jedno kliknięcie od zadania. Ten wpis wziął się właśnie z tej listy.
Podobnie działa notatka wznowieniowa. Gdy przerywam rozgrzebaną robotę, uruchamiam skill park, czyli zapisaną instrukcję dla modelu, a LLM zapisuje, gdzie jestem, od czego zacząć i jakie wątki zostały otwarte. Zadanie linkuje do tej notatki, a po domknięciu zadania notatka znika.
Prostotę interfejsu Obsidiana i jego ograniczenia w zadaniach nadrabiam prostymi skryptami: do dodawania zadania kreatorem, przenoszenia go do projektu, archiwizowania zamkniętych i przesuwania zaległych terminów.
Jedna rzecz się zmieniła. Normalnie z notatek podręcznych sam bym już zapisywał zadania, ale teraz robi to za mnie LLM. Mam do tego skill extract-tasks, który domyślnie przegląda dzisiejszą notatkę dzienną i proponuje zadania do wrzucenia. Akceptuję je zbiorczo, co jest dużo szybsze.
Na koniec
Aplikacji przez lata zmieniłem sporo, ale coś zaczęło działać dopiero wtedy, gdy zadania i notatki trafiły w jedno miejsce. Na tym połączeniu zbudowałem w Notion notatki podręczne, przegląd na koniec dnia i dashboard. Przy przeprowadzce do Obsidiana przeniosłem je prawie bez zmian.
Dlatego o swoim systemie myślę dziś jako o zestawie struktur i nawyków. Aplikacja jest tylko miejscem, w którym je trzymam.
Jeśli też skaczesz między aplikacjami do zadań, zanim wybierzesz kolejną, zastanów się, gdzie będziesz trzymać kontekst do swoich zadań. Frameworki typu GTD do organizacji zadań czy PARA do organizacji notatek są świetnym fundamentem, ale żeby działały, lepiej dostosować je pod swoje potrzeby, niż zmieniać nawyki pod jakiś idealny standard.